Wdrożenie wewnętrzne jest obligatoryjne dla pracodawców zatrudniających 50 osób Fot. ZM

W dniu 14 czerwca wprowadzona została ustawa o ochronie sygnalistów. Przepisy zaczną obowiązywać od 25 września 2024 r. Oznacza to, że przedsiębiorcy, także z branży transportowej, już teraz powinni zacząć się do niej przygotowywać. Ustawa o sygnalistach chroni osoby zwane sygnalistami (ang. whistleblowers) zgłaszające nadużycia. Jest to odpowiedź na unijne wymogi, a konkretnie na dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Wcześniej w kwietniu Polska została obciążona wysoką karą (40.000 euro) za każdy dzień opóźnienia we wdrożeniu dyrektywy.

Cel ustawy

Celem ustawy jest stworzenie systemu, który będzie sprzyjał zgłaszaniu nadużyć i naruszeń prawa, jednocześnie chroniąc osoby, które mają odwagę te naruszenia zgłaszać. Ma to na celu zwiększenie przejrzystości i etyczności działań zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym, oraz przyczynienie się do zapobiegania nadużyciom i poprawy zarządzania ryzykiem.

Kluczowe założenia

1. Ochrona sygnalistów: ustawa przewiduje środki ochrony dla osób zgłaszających naruszenia, w tym zakaz działań odwetowych wobec nich, takich jak zwolnienia, degradację, mobbing czy inne formy represji.
2. Zakres zgłaszanych naruszeń: sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia prawa w różnych obszarach, w tym w zakresie ochrony środowiska, ochrony konsumentów, zdrowia publicznego, bezpieczeństwa produktów, a także finansów publicznych.
3. Kto może być sygnalistą: zarówno pracownik, jak i inna osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą (np. stażysta, akcjonariusz, prokurent).
4. Kanały zgłaszania naruszeń:
○ Kanały wewnętrzne: organizacje i firmy są zobowiązane do ustanowienia procedur zgłaszania naruszeń wewnątrz firmy.
○ Kanały zewnętrzne: sygnaliści mogą również zgłaszać naruszenia odpowiednim organom zewnętrznym, takim jak organy nadzoru, inspekcje czy organy ścigania.
○ Ujawnienie publiczne: w pewnych sytuacjach sygnaliści mogą ujawnić naruszenia publicznie, na przykład mediom, jeśli inne kanały są nieskuteczne lub istnieje bezpośrednie zagrożenie dla interesu publicznego.

5. Procedury zgłaszania i ochrony: ustawa określa procedury zgłaszania naruszeń, w tym anonimowość zgłoszeń oraz obowiązek odpowiedniego działania ze strony odbiorców zgłoszeń. Zapewnia również dostęp do środków odwoławczych i ochrony prawnej dla sygnalistów.
6. Obowiązki pracodawców: pracodawcy muszą wprowadzić wewnętrzne regulacje i procedury umożliwiające bezpieczne i poufne zgłaszanie naruszeń oraz monitorować i raportować działania podejmowane w odpowiedzi na zgłoszenia.
7. Zakres obowiązywania: Wdrożenie wewnętrzne jest obligatoryjne dla pracodawców zatrudniających 50 osób (w przeliczeniu na pełne etaty), wliczane są w to osoby prowadzące działalność gospodarczą i osoby zatrudnione w ramach umów cywilnoprawnych, o ile same nie zatrudniają innych osób.
8. Sankcje: ustawa przewiduje liczne sankcje dla osób i podmiotów, które podejmują działania odwetowe wobec sygnalistów, a także dla tych, którzy nie ustanawiają odpowiednich procedur zgłaszania naruszeń.
Zgodnie z przepisami ustawy, kto w celu, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie jej to utrudnia będzie podlegał grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 3. Równie surową karą zagrożone są zachowania polegające na stosowaniu działań odwetowych względem sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą. Działania odwetowe będą zagrożone karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jeżeli działania odwetowe będą przybierały charakter uporczywy to takie przestępstwo będzie zagrożone bezwzględną karą pozbawienia wolności do lat 3.
Kto ujawni tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą będzie podlegał grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku.
W ramach ustawy zabronione także będzie dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego w przypadku, gdy zgłaszający będzie świadomy, że do naruszenia prawa nie doszło. Takie zachowanie będzie zagrożone karą grzywny, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Penalizowane jest zaniedbanie wdrożenia odpowiednich procedur, zgodnie z art. 58 ustawy - karze grzywny podlega, kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów.

Podsumowanie

Ustawa o sygnalistach jest kluczowym elementem w budowaniu w systemie prawa europejskiego kultury uczciwości i transparentności w organizacjach, zapewniając narzędzia i mechanizmy, które umożliwiają bezpieczne zgłaszanie nadużyć i ochronę osób, które te nadużycia zgłaszają. Pracodawcy objęci obowiązkiem wdrożenia wewnętrznego powinni wykorzystać czas do 25 września, żeby przygotować odpowiednie procedury.

Autor: Ewa Sławińska-Ziaja, radca prawny w Trans Lawyers